1 שלב 1: הגדרת מסגרת תקציב והערכת כמות אורחים
לפני שמתחילים לבקר באולמות או בגני אירועים, חשוב לעצור ולהגדיר שתי נקודות מפתח: סדר גודל של כמות המוזמנים ומסגרת התקציב הכוללת. שני הנתונים האלה יכוונו אתכם למקומות ולספקים שמתאימים בדיוק לצרכים שלכם.
- הכינו רשימת מוזמנים ראשונית המחולקת למעגלי קרבה (משפחה קרובה, חברים, עבודה).
- הגדירו תקציב יעד במחשבון התקציב והשאירו מרווח ביטחון להוצאות קטנות של הרגע האחרון.
- בחרו את עונת השנה והאזור הגיאוגרפי המועדפים עליכם.
2 שלב 2: בחירת מקום האירוע וספקי הליבה
לאחר שיש לכם הערכת אורחים ותקציב, מומלץ להתמקד תחילה בבחירת מקום האירוע והתאריך. מיד לאחר סגירת התאריך, כדאי לשריין את הספקים שמלווים אירוע אחד בלבד בכל ערב.
- מקום האירוע וקייטרינג – בדקו מה כלול במחיר המנה (תאורה, הגברה, שירותי בר, חניה).
- צילום סטילס ווידאו – בקשו לראות אלבומים מלאים מאירועים דומים לשלכם.
- מוזיקה ותקליטן – תאמו ציפיות לגבי הסגנון המוזיקלי וקצב האירוע.
- איפור, שיער ולבוש – תאמו פגישות ניסיון ומדידות מבעוד מועד.
3 שלב 3: הזמנות דיגיטליות, אישורי הגעה והושבה
בחודשיים שלפני האירוע המיקוד עובר לחוויית האורחים ולדיוק מספר המשתתפים בפועל. ניהול מסודר של אישורי ההגעה מונע תשלום על מנות מיותרות.
- עצבו הזמנה דיגיטלית עם פרטי המיקום וקישור נוח לאישור הגעה.
- בצעו סבב עדכון סטטוסים במערכת אישורי ההגעה כדי לדעת בדיוק מי מגיע וכמה אורחים בכל הזמנה.
- סגרו את סידורי ההושבה והעבירו למקום האירוע מספר מנות מעודכן במועד שנקבע בחוזה.
השלב הבא בתכנון
נהלו את המשימות שלכם במתכנן האירוע הדיגיטלי
סמנו משימות שהושלמו, הוסיפו משימות אישיות ועקבו אחר קצב ההתקדמות לקראת האירוע.